Как получить архивную справку?

В жизни каждого человека может возникнуть необходимость восстановить информацию о давних событиях, имевших место годы или даже десятилетия назад.
В качестве примера можно привести сведения о трудовом стаже, заработной плате, периоде учебы - в документальном подтверждении этих данных нуждается каждый гражданин, оформляющий пенсию.
Но что делать, если документы, содержащие нужные сведения, на руках отсутствуют? Куда обратиться, если, например, Вам требуется подтвердить трудовой стаж, а трудовая книжка утеряна, и предприятие или учебное заведение, где Вы работали (учились), давно ликвидировано (сменило адрес, наименование...)?

В подобных случаях единственным способом получения сведений из официального источника является обращение в государственный архив.
В фондах архивов хранятся миллионы документов (в том числе и документы ликвидированных предприятий), начиная с дореволюционного периода по наши дни, поэтому вероятность получить из архива разыскиваемую информацию, хотя и не равна 100%, но достаточно велика. Результаты поиска информации архивы выдают в форме архивных справок.

Для заказа услуги по получению архивной справки в государственном архиве необходимо:
- сообщить свои полные паспортные данные (предоставить ксерокопию удостоверения личности или паспорта или выслать скан-копию паспорта по e-mail на адрес архива),
- предоставить при наличии копии (ксерокс или скан-копии) документов, относящихся к предмету запроса (трудовой книжки, диплома и т.д.).
- подробно и конкретно описать, какую информацию, о ком и за какой период времени, необходимо получить в архиве.
Примеры некоторых тематик запросов, с которыми можно обратиться в наш архив - Центр документации новейшей истории и другие архивные учреждения :
- о подтверждении стажа работы, в том числе во вредных и тяжелых условиях труда,
- об обучении,
- о заработной плате за определенный период времени,
- о переименовании предприятий за весь период деятельности,
- о принятии решений органами местной исполнительной власти по различным вопросам, в частности о выделении земельных участков, предоставлении жилья,
- о награждении орденами и медалями,
- по восстановлению актовых записей гражданского состояния (в ЦДНИ - за период 1871-1937 гг.) и т.д.

Ответом на запрос заявителя является архивная справка, составляемая по специальной форме. В ней излагаются данные, которые просил подтвердить заявитель.
Так, например, в архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое в документах архива имеются сведения. При этом приводится точное описание должности, которую занимал гражданин (профессии, по которой он работал) и период его работы в этой должности (по профессии). В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, для составления архивной справки служат приказы по кадровым вопросам (по личному составу). При отсутствии таковых используются приказы по основной деятельности, лицевые счета, ведомости по начислению заработной платы.

Срок исполнения запроса по документам архива не должен превышать 15 дней с момента регистрации данного запроса. В отдельных случаях и только с разрешения руководства архива этот срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней. Об этом в обязательном порядке уведомляется заявитель. Так, например, исполнение запроса может быть затруднено ввиду недостаточности представленных сведений.

Следует понимать, что документы, дающие ответ на представленный запрос, в архивных фондах могут и отсутствовать.В таком случае выдается справка, в которой указывается, что в архиве нет запрашиваемых документов. Эта справка также имеет важное значение для подтверждения стажа. В этом случае периоды работы могут устанавливаться судебными органами на основании показаний свидетелей, знающих гражданина по совместной работе у одного работодателя.
Сейчас у ЦДНИ есть сайт в Интернете. Отправив запрос по электронной почте, вы сможете получить информацию об ответе на него в журнале учета обращений юридических и физических лиц, размещенном на сайте. Адрес электронной почты КГУ «ЦДНИ»: kgu-cdni@rambler.ru

В последние годы, особенно в преддверии 70-летия Победы в Великой Отечественной войне, вырос поток граждан, разыскивающих информацию о своих родственниках, воевавших, погибших, пропавших без вести.
Для облегчения поиска интересующей вас информации рекомендуем прежде всего обратиться к Обобщенному компьютерному банку данных, содержащему информацию о защитниках Отечества, погибших и пропавших без вести в годы Великой Отечественной войны, а также в послевоенный период - ОБД «Мемориал». Его адрес в Интернете - http://www.obd-memorial.ru.

Имеется так же Банк данных погибших и пропавших без вестив период Великой Отечественной войны военнослужащих, призванных с территории Казахстана, его адрес - http://mod.gov.kz/memorial.
Также рекомендуем обращаться в Центральный архив Министерства обороны РФ, где хранятся документы Советской Армии. В том числе за военный период. Здесь имеются фондыполитических органов, партийных и комсомольских организаций Советской Армии и Военно-Морского Флота; военных трибуналов и военных прокуратур Народного комиссариата внутренних дел СССР и Министерства внутренних дел СССР за 1941-1953 годы;военно-строительных частей и учреждений Министерства обороны и других министерств и ведомств;соединений, воинских частей и организаций Железнодорожных войск. Здесь можно узнать подробную информацию о службе в рядах Советской Армии (личное дело, когда и где погиб, о воинской части, в которой служил, в которой служил).Адрес архива: 142100, РФ, Московская область, г. Подольск, ул. Кирова, д. 74.

Для того, чтобы найти подтверждение о ранении, захоронении участника войны вам следует обратиться в с запросом в Архив военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации. Адрес архива: 191180, г. Санкт-Петербург, Лазаретный переулок, 2.
Для получения справки о боевом пути советских соединений и объединений периода Великой Отечественной войны 1941–1945 гг. следует обратиться с запросами в Научно-исследовательский институт (военной истории) Военной академии Генерального штаба Вооруженных сил Российской Федерации. Адрес: 117330, Москва, Университетский просп., 14.
За любой дополнительной информацией, касающейся поиска архивных данных приглашаем к нам – в Центр документации новейшей истории по адресу – г.Семей, ул.Абая,84. Адрес сайта - http://www.cdni-arhiv.vko.gov.kz.